UCB Oproeping tot de Algemene Vergadering van Aandeelhouders 2025

OPROEPING TOT DE ALGEMENE VERGADERING VAN AANDEELHOUDERS

De Raad van Bestuur nodigt de aandeelhouders uit op de Gewone Algemene Vergadering van aandeelhouders (de “Algemene Vergadering”) van donderdag 24 april 2025 om 11u00 (Belgische tijd), op de zetel van UCB NV, Researchdreef 60, 1070 Brussel, om er te beraadslagen en te stemmen over de hierna omschreven agendapunten.

De toepasselijke formaliteiten zijn uiteengezet aan het einde van deze oproeping. Aandeelhouders mogen, waar aangegeven, gebruik maken van het Lumi Connect Group platform (www.lumiconnect.com) om alle formaliteiten voor deelname te vervullen en te stemmen bij volmacht op de Algemene Vergadering. Het gebruik van het Lumi Connect Group platform is gratis voor de aandeelhouders.

GEWOON GEDEELTE

1.     Jaarverslag van de Raad van Bestuur over de jaarrekening m.b.t. het boekjaar afgesloten op 31 december 2024

2.     Verslag van de commissaris over de jaarrekening m.b.t. het boekjaar afgesloten op 31 december 2024

3.     Voorstelling van de geconsolideerde jaarrekening van de UCB Groep m.b.t. het boekjaar afgesloten op 31 december 2024 en het geconsolideerde jaarverslag van de Raad van Bestuur over die jaarrekening. Deze documenten zijn opgenomen in het Geïntegreerd Jaarverslag 2024. Het geconsolideerde jaarverslag van de Raad van Bestuur bevat ook de duurzaamheidsinformatie die moet worden verstrekt overeenkomstig artikel 3:32/1 en volgende van het Belgische Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (WVV).

4.     Goedkeuring van de jaarrekening van UCB NV m.b.t. het boekjaar afgesloten op 31 december 2024 en bestemming van het resultaat

Voorstel van besluit:

De Algemene Vergadering keurt de jaarrekening van UCB NV m.b.t. het boekjaar afgesloten op 31 december 2024 en de daarin voorgestelde bestemming van het resultaat goed, met inbegrip van de uitkering van een bruto dividend van € 1,39 per aandeel (*).

^(*) De UCB aandelen gehouden door UCB NV (eigen aandelen) hebben geen recht op een dividend. Daarom kan het totaalbedrag dat zal worden uitgekeerd aan de aandeelhouders fluctueren, afhankelijk van het aantal UCB aandelen gehouden door UCB NV (eigen aandelen) op de datum van goedkeuring van het dividend.

5.     Goedkeuring van het remuneratieverslag m.b.t. het boekjaar afgesloten op 31 december 2024

Overeenkomstig het WVV moet de Algemene Vergadering elk jaar het remuneratieverslag goedkeuren bij afzonderlijke stemming. Dit verslag omvat een beschrijving van de toepassing van het remuneratiebeleid en informatie over de bezoldiging van de leden van de Raad van Bestuur en van het Uitvoerend Comité, m.b.t het boekjaar afgesloten op 31 december 2024.

Voorstel van besluit:

De Algemene Vergadering keurt het remuneratieverslag m.b.t. het boekjaar afgesloten op 31 december 2024 goed.

6.     Goedkeuring van het Remuneratiebeleid 2025

Artikel 7:89/1, §3 van het WVV en de Belgische Corporate Governance Code 2020 (de "Code 2020") vereisen dat UCB NV een remuneratiebeleid opstelt en dit beleid of elke belangrijke wijziging ervan ter goedkeuring voorlegt aan de Algemene Vergadering. Daarnaast is de Algemene Vergadering op grond van artikel 2:50 van het WVV bevoegd om de beloning van bestuurders goed te keuren.

De laatste versie van het remuneratiebeleid werd goedgekeurd door de jaarlijkse Algemene Vergadering van 25 april 2024. UCB NV stelt nu wijzigingen voor in het remuneratiebeleid en legt een herziene versie van het beleid (het “Remuneratiebeleid 2025”) ter goedkeuring voor aan deze Algemene Vergadering De voorgestelde wijzigingen omvatten een herziene wereldwijde benchmarkbenadering, een herziene algemene bezoldiging voor niet-uitvoerende bestuurders en leden van het Uitvoerend Comité in lijn met de uitgevoerde wereldwijde benchmarking, en een nieuwe richtlijn voor aandelenbezit voor niet-uitvoerende bestuurders. Om onze aandeelhouders in staat te stellen hun stem uit te brengen, is het voorgestelde Remuneratiebeleid 2025 beschikbaar op de internetsite van UCB (https://www.ucb.com/investors/UCB-shareholders/Shareholders-meeting-2025), samen met een toelichting waarin de belangrijkste voorgestelde wijzigingen in het huidige remuneratiebeleid nader worden toegelicht.

Voorstel van besluit:

De Algemene Vergadering keurt het remuneratiebeleid 2025 goed en stelt de jaarlijkse cashbeloning van de niet-uitvoerende bestuurders als volgt vast: (i) voor de Voorzitter van de Raad van Bestuur, een jaarlijks bedrag van 425.000 EUR, (ii) voor de Vice-Voorzitter van de Raad van Bestuur, een jaarlijks bedrag van 200.000 EUR, (iii) voor de andere niet-uitvoerende bestuurders, een jaarlijks bedrag van 160.000 EUR. Bovendien (a) zal de voorzitter van het auditcomité een jaarlijks bedrag van EUR 45.000 ontvangen en zullen de andere leden van het auditcomité een jaarlijks bedrag van EUR 22.500 ontvangen, (b) zal de voorzitter van het governance-, benoemings- en remuneratiecomité (“GNCC”) een jaarlijks bedrag van EUR 35.000 ontvangen en zullen de andere leden van het GNCC een jaarlijks bedrag van EUR 17.000 ontvangen, en (c) zullen de leden van het wetenschappelijk comité een jaarlijks bedrag van EUR 45.000 ontvangen. In de mate dat de Voorzitter van de Raad van Bestuur voorzitter of lid is van een comité van de Raad van Bestuur, zullen de hierboven vermelde bijkomende jaarlijkse bedragen echter niet betaald worden. De vergoeding van de bestuurders omvat geen vergoeding voor het bijwonen van de vergaderingen van de Raad van Bestuur.

Een geldelijke reisvergoeding van EUR 45.000 wordt toegekend aan alle niet-uitvoerende bestuurders die in een locatie wonen met minstens 5 uur tijdzoneverschil met België en wordt betaald als een jaarlijkse vaste forfaitaire vergoeding.

De CEO zal niet vergoed worden in zijn hoedanigheid van uitvoerend bestuurder aangezien hij vergoed wordt in zijn hoedanigheid van Voorzitter van het Uitvoerend Comité.

De herziene vergoeding zoals hierboven uiteengezet zal van toepassing zijn vanaf 1 april 2025.

7.     Kwijting aan de bestuurders

Overeenkomstig het WVV, moet de Algemene Vergadering, na goedkeuring van de jaarrekening, stemmen over de kwijting van aansprakelijkheid aan de bestuurders voor het boekjaar afgesloten op 31 december 2024.

Voorstel van besluit:

De Algemene Vergadering verleent kwijting aan de bestuurders voor de uitoefening van hun mandaat gedurende het boekjaar afgesloten op 31 december 2024.

8.     Kwijting aan de commissaris

Overeenkomstig het WVV, moet de Algemene Vergadering, na goedkeuring van de jaarrekening, stemmen over de kwijting van aansprakelijkheid aan de commissaris (Mazars) in verband met de uitoefening van zijn taken gedurende het boekjaar afgesloten op 31 december 2024.

Voorstel van besluit:

De Algemene Vergadering verleent kwijting aan de commissaris voor de uitoefening van zijn mandaat gedurende het boekjaar afgesloten op 31 december 2024.

9.     Bestuurders: benoeming en hernieuwing van mandaten van (onafhankelijke) bestuurders

Het mandaat van de heer Jonathan Peacock, onafhankelijke bestuurder en Voorzitter van de Raad van Bestuur en het mandaat van mevrouw Susan Gasser, onafhankelijke bestuurder, lopen af op deze Algemene Vergadering. Op aanbeveling van het GNCC, stelt de Raad van Bestuur voor het mandaat van de heer Jonathan Peacock als onafhankelijk bestuurder voor een termijn van 4 jaar te hernieuwen (tot het einde van de jaarlijkse Algemene Vergadering van 2029). Als zijn mandaat wordt verlengd door de Algemene Vergadering zal de heer Jonathan Peacock Voorzitter van de Raad van Bestuur blijven.

Ter vervanging van mevrouw Susan Gasser stelt de Raad van Bestuur de benoeming voor van mevrouw Fiona Powrie als onafhankelijk bestuurder. Als ze door de Algemene Vergadering wordt benoemd als onafhankelijk bestuurder, zal mevrouw Fiona Powrie haar mandaat als bestuurder op 1 januari 2026 opnemen en benoemd worden als lid van het wetenschappelijk comité van de Raad van Bestuur vanaf dezelfde datum, haar mandaat zal aan het einde van de gewone Algemene Vergadering van 2029 aflopen.

Mevrouw Fiona du Monceau, is op 12 maart 2024 uit haar functies van bestuurder teruggetreden om lid van het Uitvoerend Comité van UCB te worden. Op aanbeveling van het GNCC stelt de Raad de benoeming voor van de heer Stefaan Heylen als bestuurder, voor een termijn van 4 jaar, ter vervanging van Fiona du Monceau en als vertegenwoordiger van de referentieaandeelhouder van UCB (Financière de Tubize). Stefaan Heylen zal niet kwalificeren als onafhankelijk bestuurder. Stefaan Heylen heeft meer dan 35 jaar ervaring in geneesmiddelenontwikkeling en uitvoerend management. 

De heer Jonathan Peacock en mevrouw Fiona Powrie voldoen aan de onafhankelijkheidscriteria van artikel 7:87 van het WVV, van bepaling 3.5 van de Belgische Corporate Governance Code 2020 en de UCB Corporate Governance Charter. Overeenkomstig artikel 7:87 §1 al.3 van het WVV bevestigt de Raad ook uitdrukkelijk dat hij geen aanwijzingen heeft van enig element dat twijfel zou kunnen doen rijzen over de onafhankelijkheid van deze bestuurders in overeenstemming met de bovenvermelde criteria. De Raad bevestigt ook dat, onder voorbehoud van bovengenoemde benoemingen en de hernieuwing door de Algemene Vergadering, de Raad van Bestuur en elk van de bijzondere comités, uit een meerderheid van onafhankelijke bestuurders samengesteld zullen blijven. De samenstelling van de Raad zal ook blijven voldoen aan de eis van het WVV dat ten minste een derde van de leden van de raad van bestuur van een ander geslacht moet zijn dan de andere leden.

Het curriculum vitae en informatie over andere bestuursmandaten en vaardigheden van deze bestuurders zijn beschikbaar op de internetsite van UCB (https://www.ucb.com/investors/UCB-shareholders/Shareholders-meeting-2025).

Voorstel van besluiten:

9.1 

A) De Algemene Vergadering hernieuwt de benoeming van de heer Jonathan Peacock ^(*) als bestuurder voor een termijn van vier jaar tot de sluiting van de jaarlijkse Algemene Vergadering van 2029.
B) De Algemene Vergadering erkent dat, de heer Jonathan Peacock voldoet aan de onafhankelijkheidscriteria van artikel 7:87 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, van bepaling 3.5 van de Belgische Corporate Governance Code 2020 en van de UCB Corporate Governance Charter en benoemt hem als onafhankelijk bestuurder. De Raad van Bestuur heeft uitdrukkelijk bevestigd geen aanwijzingen te hebben van enig element dat twijfel zou kunnen doen rijzen over de onafhankelijkheid van deze bestuurder volgens de bovenvermelde criteria.

9.2 

A) De Algemene Vergadering benoemt mevrouw Fiona Powrie ^(*) tot bestuurder voor een termijn die begint op 1 januari 2026 en eindigt op de sluiting van de jaarlijkse Algemene Vergadering van 2029.
B) De Algemene Vergadering erkent dat, mevrouw Fiona Powrie voldoet aan de onafhankelijkheidscriteria van artikel 7:87 van het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen, van bepaling 3.5 van de Belgische Corporate Governance Code 2020 en van de UCB Corporate Governance Charter en benoemt haar als onafhankelijk bestuurder. De Raad van Bestuur heeft uitdrukkelijk bevestigd geen aanwijzingen te hebben van enig element dat twijfel zou kunnen doen rijzen over de onafhankelijkheid van deze bestuurder volgens de bovenvermelde criteria.

9.3

De Algemene Vergadering benoemt de heer Stefaan Heylen ^(*) tot bestuurder voor een termijn van vier jaar tot de sluiting van de jaarlijkse Algemene Vergadering van 2029.

^(*) Curriculum vitae en verdere informatie kan worden geraadpleegd op de website van UCB https://www.ucb.com/investors/UCB-shareholders/Shareholders-meeting-2025

BIJZONDER GEDEELTE

10.     Goedkeuring hernieuwing van een controlewijzigingsclausule in het EMTN Programma – art. 7:151 van het WVV

Ingevolge artikel 7:151 van het WVV is enkel de Algemene Vergadering bevoegd om zogenoemde "controlewijzigingsclausules" goed te keuren, bepalingen waarbij aan derden rechten worden toegekend die een aanzienlijke invloed hebben op het vermogen van de Vennootschap, dan wel een aanzienlijke schuld of verplichting ten laste van de Vennootschap doen ontstaan, wanneer de uitoefening van deze rechten afhankelijk is van het uitbrengen van een openbaar overnamebod op de aandelen van de Vennootschap of van een wijziging van de controle die op haar wordt uitgeoefend. Deze clausules zijn standaard vereisten van onze schuldeisers in de juridische documentatie van onze financieringsregelingen.

UCB NV is een Euro Medium Term Note Programma aangegaan op 6 maart 2013 voor een bedrag van EUR 5 000 000 000, met laatste bijwerking van het Basisprospectus op 17 oktober 2023, dit programma kan van tijd tot tijd worden gewijzigd, uitgebreid of bijgewerkt (het “EMTN Programma”). De bepalingen van het EMTN Programma voorzien in een controlewijzigingsclausule - voorwaarde 5 (e) (i) - waaronder, voor elke obligatie die is uitgegeven onder het EMTN Programma waarbij een putoptie bij controlewijziging is opgenomen in de relevante definitieve voorwaarden, elke houder van dergelijke obligaties in bepaalde omstandigheden kan eisen dat UCB NV deze obligaties terugbetaalt, als gevolg van een controlewijziging over UCB NV, door uitoefening van deze putoptie voor een bedrag dat gelijk is aan het putoptiebedrag verhoogd met, indien van toepassing, de opgebouwde interest tot de datum van uitoefening van de putoptie bij controlewijziging (dit alles zoals meer gedetailleerd beschreven in het Basisprospectus van het EMTN Programma). Overeenkomstig artikel 7:151 van het WVV moet deze clausule goedgekeurd worden door de Algemene Vergadering en daarom wordt hierbij voorgesteld om deze goedkeuring te hernieuwen voor alle obligaties uitgegeven onder het EMTN Programma die dergelijke clausule bevatten gedurende de volgende 12 maanden.

        Voorstel van besluit:

In overeenstemming met artikel 7:151 van het WVV, hernieuwt de Algemene Vergadering zijn goedkeuring voor: (i) voorwaarde 5 (e) (i) van de Bepalingen en Voorwaarden van het EMTN Programma (Redemption at the Option of Noteholders – Upon a Change of Control (Change of Control Put)), voor elke reeks van obligaties waarin dergelijke voorwaarde van toepassing wordt verklaard en die wordt uitgegeven onder het Programma, voor zover het Programma wordt vernieuwd om een dergelijke uitgifte mogelijk te maken, tussen 24 april 2025 en 30 april 2026, waaronder elke houder van de desbetreffende obligaties, in bepaalde omstandigheden bij een controlewijziging over UCB NV, kan eisen dat UCB NV dergelijke obligatie terugbetaalt op de datum van de putoptie bij controlewijziging, voor een bedrag gelijk aan het putoptiebedrag verhoogd met, indien van toepassing, de opgebouwde interest tot de datum van deze putoptie bij controlewijziging, ten gevolge van een controlewijziging over UCB NV; en (ii) enige andere bepaling van het EMTN Programma of van de obligaties uitgegeven onder het EMTN Programma die aan derden rechten toekent die een invloed zou kunnen hebben op een verplichting van UCB NV, waarbij de uitoefening van deze rechten telkens afhankelijk is van het zich voordoen van een controlewijziging.

***

FORMALITEITEN VOOR DEELNAME

Om deel te nemen aan de Algemene Vergadering, moeten houders van effecten voldoen aan onderstaande formaliteiten:

1.    Gelieve te noteren dat alle data en tijdstippen hierin vermeld vervaldata zijn en dat deze niet verlengd zullen worden in geval van een weekend, feestdag of om eender welke andere reden.

2.    Registratiedatum: de registratiedatum is 10 april 2025, 24u00 (Belgische tijd).

a.    Houders van aandelen op naam moeten als aandeelhouder ingeschreven zijn in het aandelenregister van UCB  NV, beheerd door Euroclear, op 10 april 2025, 24u00 (Belgische tijd).

b.    Houders van gedematerialiseerde aandelen moeten geregistreerd zijn als aandeelhouder op een rekening bij een erkend rekeninghouder of vereffeningsinstelling op 10 april 2025, 24u00 (Belgische tijd).

3.    Deelname in persoon: de aandeelhouder die wenst deel te nemen aan de Algemene Vergadering dient zijn/haar intentie om deel te nemen aan de Algemene Vergadering kenbaar te maken als volgt:

a.   Houders van aandelen op naam moeten hun intentie om in persoon deel te nemen aan de Algemene Vergadering ten laatste op 18 april 2025 om 15u00 (Belgische tijd) meedelen aan de zetel van UCB NV (t.a.v. Mevr. Kim Willekens) of per e-mail aan shareholders.meeting@ucb.com. De Vennootschap zal nagaan of de houders van aandelen op naam die hun intentie hebben uitgesproken om persoonlijk deel te nemen aan de Algemene Vergadering, effectief zijn ingeschreven in het aandelenregister.

Houders van aandelen op naam die ervoor kiezen om het Lumi Connect Group platform te gebruiken, kunnen via dit platform onmiddellijk hun intentie om in persoon deel te nemen aan de Algemene Vergadering te kennen geven.

b.   Houders van gedematerialiseerde aandelen moeten hun intentie om in persoon deel te nemen aan de Algemene Vergadering ten laatste op 18 april 2025 om 15u00 (Belgische tijd) meedelen aan de zetel van UCB NV (t.a.v. Mevr. Kim Willekens) of per e-mail aan shareholders.meeting@ucb.com. Houders van gedematerialiseerde aandelen moeten steeds een certificaat uitgegeven door de relevante rekeninghouder of vereffeningsinstelling bijvoegen dat hun eigendom van gedematerialiseerde aandelen op de registratiedatum aantoont.

Houders van gedematerialiseerde aandelen die ervoor kiezen om het Lumi Connect Group platform te gebruiken, kunnen via dit platform (i) onmiddellijk hun intentie om in persoon deel te nemen aan de Algemene Vergadering te kennen geven en (ii) wordt het hierboven vermelde certificaat van gedematerialiseerde aandelen meteen uitgegeven.

Enkel personen die hun intentie om in persoon deel te nemen aan de Algemene Vergadering ten laatste op 18 april 2025 om 15u00 (Belgische tijd) kenbaar hebben gemaakt volgens de modaliteiten hierboven vermeld zullen toegelaten worden om deel te nemen en te stemmen op de Algemene Vergadering.

4.    Stemmen bij volmacht: aandeelhouders mogen vertegenwoordigd worden door een volmachtdrager op de Algemene Vergadering. In geval van stemming bij volmacht, zal het volmachtformulier beschouwd worden als de intentie om deel te nemen aan de Algemene Vergadering. Houders van gedematerialiseerde aandelen moeten wel nog steeds een certificaat bezorgen, uitgegeven door de relevante rekeninghouder of vereffeningsinstelling, dat hun eigendom van gedematerialiseerde aandelen op de registratiedatum aantoont, aan UCB NV (t.a.v. Mevr. Kim Willekens) of per e-mail aan shareholders.meeting@ucb.com. Voor houders van gedematerialiseerde aandelen die ervoor kiezen om het Lumi Connect Group platform te gebruiken laat dit platform toe om het hierboven vermelde certificaat van gedematerialiseerde aandelen meteen uit te geven.

a.   Originele volmacht: het volmachtformulier goedgekeurd door UCB NV, dat moet gebruikt worden om u te laten vertegenwoordigen op de Algemene Vergadering, kan worden gedownload en afgedrukt van de webpagina https://www.ucb.com/investors/UCB-shareholders/Shareholders-meeting-2025.

Aandeelhouders moeten hun volmachten, volledig ingevuld en ondertekend, neerleggen op of verzenden naar de zetel van UCB NV (t.a.v. Mevr. Kim Willekens) of verzenden via e-mail naar shareholders.meeting@ucb.com, zodat ze uiterlijk op 18 april 2025 om 15u00 (Belgische tijd) bij UCB aankomen. Scans per e-mail zijn toegestaan en aangeraden, op voorwaarde dat de volmachtdrager de originele volmacht ten laatste voor de aanvang van de Algemene Vergadering overhandigt. De niet-naleving van deze formaliteiten kan ertoe leiden dat UCB NV de vertegenwoordigingsmacht van de volmachtdrager niet erkent.
 

b.   Elektronische volmacht: voor aandeelhouders die ervoor kiezen om het Lumi Connect Group platform te gebruiken, laat dit platform toe om elektronisch volmachten in te vullen en in te dienen. In dit geval moet geen origineel bezorgd worden.

Enkel personen die hun intentie om deel te nemen bij volmacht aan de Algemene Vergadering ten laatste op 18 april 2025 om 15u00 (Belgische tijd) kenbaar hebben gemaakt volgens de modaliteiten hierboven vermeld, zullen toegelaten worden om te stemmen bij volmacht op de Algemene Vergadering.

5.    Nieuwe agendapunten en nieuwe besluiten: in overeenstemming met artikel 7:130 van het WVV en onder bepaalde voorwaarden, kunnen één of meer aandeelhouders, die (samen) ten minste 3% van het kapitaal van de Vennootschap bezitten, onderwerpen toevoegen aan de agenda van de Algemene Vergadering en voorstellen van besluit met betrekking tot de agendapunten of de toegevoegde agendapunten overmaken.

Dit verzoek is enkel geldig indien het schriftelijk ingediend wordt en neergelegd op of verzonden wordt naar de zetel van UCB NV (t.a.v. Mevr. Kim Willekens) of via e-mail aan shareholders.meeting@ucb.com en UCB NV uiterlijk op 2 april 2025 om 15u00 (Belgische tijd) bereikt. Desgevallend zal op 9 april 2024 een gewijzigde agenda worden gepubliceerd. In dat geval zal de Vennootschap een aangepast volmachtformulier ter beschikking stellen van de aandeelhouders zodat zij specifieke steminstructies kunnen geven over deze aangepaste agenda. De toegevoegde onderwerpen en voorstellen van besluit zullen slechts besproken worden tijdens de Algemene Vergadering indien de aandeelhouder(s) die (samen) ten minste 3% van het kapitaal van de Vennootschap bezitten, de formaliteiten voor deelname hebben nageleefd zoals gedetailleerd onder de punten 3 en 4 hierboven.

6.    Vragen: in overeenstemming met artikel 7:139 van het WVV en onder bepaalde voorwaarden kunnen aandeelhouders vragen stellen (i) schriftelijk, voorafgaand aan de Algemene Vergadering of (ii) mondeling tijdens de Algemene Vergadering, aan de Raad van Bestuur of aan de commissaris betreffende hun verslag of de agendapunten. De vragen zullen beantwoord worden tijdens de Algemene Vergadering indien (i) de betreffende aandeelhouder alle deelnameformaliteiten heeft vervuld en (ii) voor zover de mededeling van gegevens of feiten niet nadelig zou zijn voor de zakelijke belangen van de Vennootschap of voor de vertrouwelijkheid waartoe UCB NV, zijn bestuurders of de commissaris zich hebben verbonden.

Vragen voorafgaand aan de Algemene Vergadering moeten schriftelijk naar de zetel van UCB NV (t.a.v. Mevr. Kim Willekens) of per e-mail naar shareholders.meeting@ucb.com worden gestuurd, zodat ze UCB bereiken ten laatste op 18 april 2025 om 15u00 (Belgische tijd).

7.    Beschikbare documentatie: vanaf de dag van de publicatie van deze oproeping zullen de documenten die voorgelegd worden aan de Algemene Vergadering, de (al dan niet aangevulde) agenda en het (al dan niet aangepaste) volmachtformulier beschikbaar zijn op https://www.ucb.com/investors/UCB-shareholders/Shareholders-meeting-2025. Aandeelhouders kunnen deze documenten op de zetel van UCB NV raadplegen tijdens de kantooruren, en/of (bij voorkeur) een gratis kopie van deze documenten verkrijgen.

De documenten kunnen ook geraadpleegd worden via het Lumi Connect Group platform.

8.    Aankomsttijd en faciliteiten: aandeelhouders die de Algemene Vergadering bijwonen, worden verzocht om ten minste 45 minuten vóór het tijdstip van de Algemene Vergadering aanwezig te zijn om de deelnameformaliteiten te vervullen op de maatschappelijke zetel van UCB NV, Researchdreef 60 - 1070 Brussel. Er zullen buitenparkeerplaatsen beschikbaar zijn. Na aanvang van de Algemene Vergadering worden de aandeelhouders vriendelijk verzocht tot het einde van de Algemene Vergadering in de zaal te blijven.

9.    Privacy verklaring: de Vennootschap is de verwerkingsverantwoordelijke, verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die zij van aandeelhouders, houders van andere effecten uitgegeven door de Vennootschap (zoals bijvoorbeeld obligaties indien van toepassing) en volmachtdragers ontvangt in het kader van de Algemene Vergadering van aandeelhouders. De Vennootschap zal dergelijke persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving betreffende gegevensbescherming, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming 2016/679 (GDPR).

Deze persoonsgegevens bestaan voornamelijk uit identificatiegegevens van de aandeelhouders, hun vertegenwoordigers of volmachtdragers, contactgegevens (bijv. postadres, telefoonnummer of e-mailadres), het aantal en type effecten, aanwezigheid bij de Algemene Vergadering en stemming.

De verwerking van dergelijke persoonsgegevens zal in het bijzonder plaatsvinden voor het beheer van de aanwezigheids-en stemprocedure met betrekking tot de Algemene Vergadering van aandeelhouders en dit overeenkomstig de toepasselijke wetgeving en het privacy beleid van de Vennootschap dat beschikbaar is op de website van de Vennootschap (https://www.ucb.com/Data-Protection-Notice-for-Shareholders). Deze persoonsgegevens zullen worden overgedragen aan derden met als doel bijstand te verlenen bij het beheer van de aanwezigheids-en stemprocedure, en ter analyse van de samenstelling van het aandeelhouderschap van de Vennootschap. De persoonsgegevens zullen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk in het licht van voormelde doelstellingen.

Het privacy beleid bevat gedetailleerde informatie met betrekking tot de verwerking van de persoonsgegevens van onder meer aandeelhouders, houders van andere effecten uitgegeven door de Vennootschap en volmachtdragers, met inbegrip van de rechten die zij ten aanzien van de Vennootschap kunnen laten gelden overeenkomstig de toepasselijke wetgeving betreffende gegevensbescherming. Deze laatsten kunnen hun rechten met betrekking tot hun aan de Vennootschap verstrekte persoonsgegevens laten gelden door contact op te nemen met de Data Protection Officer van de Vennootschap via dataprivacy@ucb.com.

***